1. Responsable del tratamiento
Lignum Lab S.A.S., sociedad constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, con domicilio en Cali, Valle del Cauca, Colombia, en adelante LIGNUM LAB, es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta, almacena, utiliza, circula y, cuando corresponda, suprime en desarrollo de sus actividades.
Para efectos de esta política:
- Razón social
- Lignum Lab S.A.S.
- NIT
- 901.117.714
- Domicilio
- Cali, Valle del Cauca, Colombia
- Correo electrónico
- contacto@lignumlab.com
2. Marco normativo
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se adopta en cumplimiento de la normativa colombiana aplicable a la protección de datos personales, especialmente:
- Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
- Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
- Decreto 1074 de 2015, en particular las disposiciones del Capítulo 25 relativas al tratamiento de datos personales.
- Las demás normas que modifiquen, complementen, sustituyan o reglamenten las anteriores.
La Ley 1581 reconoce el derecho de los titulares a conocer, actualizar y rectificar la información que haya sido recolectada sobre ellos, así como otros derechos asociados al tratamiento de sus datos personales.
3. Alcance
Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado por LIGNUM LAB en el desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, tecnológicas y operativas.
Aplica a los datos obtenidos a través de:
- Sitio web y formularios digitales.
- Canales de contacto.
- Comunicaciones electrónicas.
- Procesos comerciales y contractuales.
- Relaciones con clientes, proveedores y aliados.
- Procesos de selección y vinculación de colaboradores.
- Eventos, reuniones y actividades relacionadas con LIGNUM LAB.
- Cualquier otro medio físico o electrónico mediante el cual LIGNUM LAB recolecte datos personales.
4. Datos personales que podemos recolectar
Dependiendo de la relación con el titular y de la finalidad correspondiente, LIGNUM LAB podrá tratar datos como:
- Nombre y apellidos.
- Documento de identificación, cuando sea necesario.
- Empresa u organización a la que pertenece.
- Cargo o profesión.
- Información de contacto.
- Número telefónico.
- Dirección de correo electrónico.
- Información relacionada con solicitudes, proyectos o servicios.
- Información necesaria para establecer y desarrollar relaciones comerciales o contractuales.
LIGNUM LAB recolectará únicamente los datos que resulten pertinentes para las finalidades informadas.
LIGNUM LAB no recolectará datos sensibles salvo que exista una finalidad legítima que lo requiera y se cumplan las condiciones y garantías establecidas por la legislación aplicable.
5. Finalidades del tratamiento
Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:
Relación comercial
- Atender solicitudes de información.
- Contactar a personas interesadas en los productos y servicios de LIGNUM LAB.
- Elaborar y presentar propuestas comerciales.
- Gestionar proyectos y relaciones con clientes.
- Realizar actividades relacionadas con la prestación de servicios.
- Mantener comunicación con clientes, proveedores y aliados.
Gestión administrativa y contractual
- Gestionar contratos y documentos relacionados.
- Realizar procesos de facturación y pagos.
- Gestionar proveedores y aliados.
- Cumplir obligaciones legales, contractuales y administrativas.
Comunicación
- Responder consultas, solicitudes y comunicaciones.
- Enviar información relacionada con proyectos, servicios o actividades de LIGNUM LAB.
- Cuando exista autorización, enviar información comercial o institucional que pueda resultar de interés para el titular.
Gestión de talento
Cuando corresponda, tratar información de candidatos, colaboradores y contratistas para procesos de selección, vinculación, gestión administrativa y desarrollo de la relación laboral o contractual.
Seguridad
- Prevenir usos no autorizados de los sistemas.
- Gestionar incidentes de seguridad.
- Proteger la infraestructura tecnológica y la información de LIGNUM LAB.
6. Principios aplicables al tratamiento
LIGNUM LAB realizará el tratamiento de datos personales atendiendo los principios establecidos por la normativa colombiana, entre ellos:
- Legalidad: el tratamiento se realizará conforme a la legislación aplicable.
- Finalidad: los datos serán tratados para propósitos específicos, legítimos e informados.
- Libertad: el tratamiento se realizará con autorización del titular cuando esta sea requerida.
- Veracidad: se procurará que la información sea completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Transparencia: los titulares podrán conocer información relacionada con el tratamiento de sus datos.
- Acceso y circulación restringida: los datos no serán utilizados para finalidades distintas de aquellas autorizadas o permitidas legalmente.
- Seguridad: LIGNUM LAB adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales.
- Confidencialidad: las personas que intervengan en el tratamiento de datos deberán mantener la reserva de la información cuando corresponda.
7. Autorización del titular
LIGNUM LAB solicitará la autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales cuando esta sea necesaria de acuerdo con la legislación aplicable.
La autorización podrá obtenerse mediante mecanismos físicos, electrónicos, tecnológicos o cualquier otro mecanismo que permita demostrar que el titular otorgó su consentimiento.
Cuando corresponda, la autorización informará:
- La identificación del responsable.
- Las finalidades del tratamiento.
- Los derechos del titular.
- Los mecanismos disponibles para ejercerlos.
- La forma de consultar la presente política.
La autorización deberá ser previa, expresa e informada en los casos en que la ley así lo exija.
8. Derechos de los titulares
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando esta sea necesaria.
- Conocer el uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
- Solicitar la supresión de sus datos cuando corresponda.
- Revocar la autorización otorgada cuando sea procedente.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante LIGNUM LAB.
9. Atención de consultas y reclamos
Los titulares o sus causahabientes podrán realizar consultas y reclamos relacionados con sus datos personales mediante el canal habilitado por LIGNUM LAB:
- Correo:contacto@lignumlab.com
Las solicitudes deberán permitir identificar al titular y especificar claramente la información solicitada o el motivo de la consulta o reclamo.
LIGNUM LAB atenderá las solicitudes dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana aplicable.
La SIC señala que las políticas deben establecer los mecanismos para que los titulares puedan ejercer sus derechos y que el responsable debe contar con canales para atender consultas y reclamos.
10. Tratamiento por terceros y encargados
LIGNUM LAB podrá contratar proveedores, aliados tecnológicos y terceros que actúen como encargados del tratamiento de datos personales, cuando sea necesario para desarrollar sus actividades.
En estos casos, LIGNUM LAB procurará establecer las obligaciones correspondientes para que dichos terceros:
- Traten los datos únicamente para las finalidades autorizadas.
- Mantengan la confidencialidad de la información.
- Implementen medidas de seguridad adecuadas.
- Atiendan las instrucciones impartidas por LIGNUM LAB.
- Cumplan la legislación colombiana aplicable.
La SIC señala que los encargados deben tratar los datos conforme a las instrucciones del responsable y salvaguardar la seguridad y confidencialidad de las bases de datos.
11. Seguridad de la información
LIGNUM LAB implementará medidas técnicas, administrativas y organizacionales orientadas a proteger los datos personales frente a:
- Acceso no autorizado.
- Pérdida o destrucción.
- Alteración.
- Divulgación no autorizada.
- Uso indebido.
Las medidas de seguridad serán adoptadas considerando la naturaleza de la información, los riesgos asociados al tratamiento y las capacidades tecnológicas disponibles.
12. Transferencia y transmisión de datos
Cuando sea necesario transmitir o transferir datos personales a terceros, LIGNUM LAB adoptará las medidas y formalidades requeridas por la legislación colombiana.
Cuando corresponda, se establecerán acuerdos o contratos con los encargados del tratamiento que definan las obligaciones relacionadas con el manejo, seguridad y confidencialidad de los datos.
13. Conservación de la información
Los datos personales serán conservados durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, atender obligaciones legales, contractuales o administrativas, y ejercer derechos legítimos de LIGNUM LAB.
Una vez cumplida la finalidad y cuando no exista una obligación legal o contractual que justifique su conservación, los datos serán eliminados, anonimizados o sometidos a las medidas correspondientes.
14. Datos de menores de edad
LIGNUM LAB evitará el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo en los casos permitidos por la legislación colombiana y cuando se cumplan las condiciones especiales establecidas para su protección.
Cuando sea necesario realizar dicho tratamiento, se garantizará el respeto por sus derechos fundamentales y su interés superior.
15. Uso de tecnologías y sitio web
El sitio web de LIGNUM LAB podrá utilizar tecnologías como cookies u otras herramientas similares para facilitar su funcionamiento, mejorar la experiencia de navegación, obtener estadísticas de uso y, cuando corresponda, analizar el funcionamiento de sus servicios digitales.
Cuando estas tecnologías impliquen tratamiento de datos personales, este se realizará conforme a la legislación aplicable y a las finalidades informadas.
16. Vigencia de las bases de datos
Las bases de datos serán mantenidas durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectadas y mientras exista una obligación legal, contractual o un interés legítimo que justifique su conservación.
17. Modificaciones a la política
LIGNUM LAB podrá actualizar esta Política de Tratamiento de Datos Personales cuando resulte necesario para reflejar cambios normativos, tecnológicos, organizacionales o relacionados con sus actividades.
Las modificaciones serán comunicadas a través de los canales disponibles cuando así corresponda.
La SIC contempla expresamente dentro de la estructura de sus propias políticas aspectos relacionados con la vigencia, actualización y revisión de estas.
18. Vigencia
La presente política entra en vigencia a partir del 13 de agosto de 2026 y permanecerá vigente mientras LIGNUM LAB realice actividades que impliquen el tratamiento de datos personales.
Lignum Lab S.A.S.
Cali, Valle del Cauca, Colombia.